Plus vous attendez pour relancer un client, plus vous augmentez le risque qu’il rencontre de nouvelles difficultés financières ou qu’il priorise d’autres factures plus insistantes.

En d’autres termes, un rappel trop tardif peut laisser le champ libre à un éventuel impayé.

Au contraire, une relance préventive ou dans les premiers jours qui suivent l’échéance est souvent plus efficace : le client est toujours dans une dynamique de règlement, et vous évitez l’accumulation de retards.

Vous craignez sans doute que relancer vos clients affecte votre bonne entente avec eux. Or, bien menée, une relance proactive peut au contraire renforcer le sérieux que vous dégagez.

Il arrive qu’un client ait simplement oublié la date ou fasse face à un imprévu passager. Un email amical avant l’échéance (J-3, par exemple) ou un coup de fil doux à J+5 peuvent suffire à débloquer la situation, sans donner l’impression de s’acharner ou de menacer.

Réflexion : En adoptant un ton empathique, vous montrez que vous prenez en compte la réalité de votre client, tout en restant ferme sur la nécessité de régler la facture.

Chaque client n’a pas la même stabilité financière ni la même historique de paiement. Si vous savez qu’un nouveau client a déjà eu des difficultés de trésorerie, vous pouvez mettre en place un calendrier de relances plus serré ou exiger un acompte pour limiter les risques. En revanche, un partenaire de longue date qui règle habituellement dans les temps mais qui rencontre un incident passager mérite peut-être plus de souplesse.

Petites factures en nombre : Vous risquez de vous retrouver submergé(e) par des “petits” montants qui, cumulés, pèsent sur votre trésorerie. Dans ce cas, un logiciel de relance automatique ou l’externalisation peut s’avérer rentable.

Grosses factures ponctuelles : Vous préférerez peut-être un suivi plus personnalisé, avec des appels téléphoniques et un contact direct pour négocier un éventuel échelonnement ou clarifier un litige.

Quelques jours avant la date limite de paiement, il est très utile d’envoyer un email amical rappelant la date d’échéance et proposant de répondre à toute question éventuelle. Cette étape, souvent négligée, évite bon nombre de retards dûs à des “oublis” ou au simple fait que le client attendait un rappel.

Si malgré tout, le règlement n’est pas arrivé à temps, un premier rappel ferme mais cordial est recommandé. Un email ou un appel téléphonique peut suffire à débloquer la situation. Restez factuel : mentionnez la référence de la facture, le montant dû, la date de l’échéance dépassée et le nouveau délai proposé (ex. “Merci de régler dans les 5 prochains jours”).

Si aucune réaction ne se manifeste à la première relance, il est temps d’envoyer un courrier recommandé ou un deuxième email plus formel, mentionnant éventuellement les pénalités de retard prévues dans vos conditions générales de vente. Cela démontre votre sérieux tout en laissant une dernière chance au client de régulariser sans passer par des procédures contentieuses.

Important : Respectez le temps d’intervalle entre chaque relance (par exemple, 7 jours minimum) pour ne pas être perçu comme harcelant, surtout si votre relance est automatisée.

Un client en retard n’est pas toujours de mauvaise foi. Parfois, un simple souci de trésorerie ou un litige non résolu expliquent le délai. Proposer un plan d’échelonnement peut s’avérer gagnant-gagnant : vous récupérez un paiement partiel, le client conserve sa confiance en vous.

Citez la référence de la facture, la date, le montant, et la source contractuelle (devis signé, contrat) justifiant ce règlement. Le client se sent ainsi face à des arguments concrets, et non à une simple insistance émotionnelle.

Mail : Pratique pour un premier contact écrit, traçable.

Téléphone : Plus humain, permet de détecter les objections et de négocier en direct.

Courrier recommandé : Signe d’officialisation. À employer si les étapes précédentes n’ont pas abouti.

De nombreux logiciels de facturation proposent un module de “relances automatiques” :

Planification des envois d’e-mails pré-échéance et post-échéance.

Tableaux de bord indiquant qui est en retard, depuis combien de jours, et le montant total dû.

Historique centralisé pour suivre les échanges (mails, appels, SMS).

Avantage : Vous conservez le pilotage global tout en gagnant du temps, et en évitant les erreurs (d’oubli, de double envoi, etc.).

Partenaire comme Recolia Recouvrement : En confiant certains dossiers (par exemple, les plus complexes ou ceux où le client ne répond plus) à un professionnel, vous vous libérez de la charge émotionnelle et du temps que prend la relance.

Préservation de la relation : Le fait qu’un tiers gère la relance peut “dépersonnaliser” le conflit financier, vous permettant de garder un dialogue commercial serein avec votre client.

Note : Chaque entreprise peut panacher : gérer en interne les dossiers “simples” et externaliser les créances anciennes ou à litige.

Laxisme : Laisser traîner trop longtemps les relances crée une accumulations de factures impayées, difficilement rattrapables.

Agressivité : Menacer dès la première relance peut faire fuir un client potentiellement solvable, juste en retard.

Conclusion : Viser un équilibre entre politesse, empathie et fermeté.

Oubli : Un appel informel, non consigné, n’a plus de trace. Si le client tarde encore, vous devez tout reprendre depuis le début.

Solution : Utiliser un CRM ou au moins un tableur, noter chaque étape et les réponses du client.

Risques : Le client peut estimer que sa facture est incorrecte, et tant que le problème n’est pas résolu, il bloque le paiement.

Stratégie : Résoudre rapidement toute contestation, par un SAV ou une vérification contractuelle. Le client paiera plus vite s’il se sent écouté.