L’encyclopédie pratique du recouvrement
Recopedia : modèles de recouvrement, guides et outils gratuits
Modèles de recouvrement, guides et outils gratuits, rédigés par l’équipe de RECOLIA, au service des créanciers depuis 1984.
Diagnostic express
Où en est votre facture ?
Indiquez le retard : Recopedia vous dit ce qu’il faut faire, ce que dit la loi, et vous donne les bons documents.
I · Prévenir
Sécuriser avant l’échéance
Conditions de paiement claires, client évalué, poste client suivi : la plupart des impayés se jouent avant la facture.
Entre professionnels, le délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours, ou 45 jours fin de mois.
Code de commerce, art. L. 441-10
II · Relancer
Un rappel courtois
Beaucoup de retards ne sont que des oublis. Un e-mail clair, avec la facture en pièce jointe, suffit souvent.
Entre professionnels, les pénalités de retard sont dues dès le lendemain de l’échéance, sans rappel nécessaire.
Code de commerce, art. L. 441-10
II · Relancer
Rappeler vos droits
Échéance dépassée, pénalités, indemnité forfaitaire : on rappelle le cadre, sans encore menacer.
Entre professionnels, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 € par facture.
Code de commerce, art. D. 441-5
III · Mettre en demeure
La dernière demande amiable
Un courrier formel, avec un délai précis et la suite envisagée. C’est la pièce que le juge examinera.
La mise en demeure fait courir les intérêts de retard, mais elle n’interrompt pas la prescription.
Code civil, art. 1344-1 et 2240 à 2244
IV · Procédures et après
Agir en justice, en connaissant le coût
Injonction de payer, référé, procédure simplifiée : chaque voie a son coût et ses délais.
Une facture se prescrit par cinq ans entre professionnels, par deux ans envers un particulier.
Code de commerce, art. L. 110-4 · Code de la consommation, art. L. 218-2
IV · Procédures et après
Déclarer votre créance, à temps
Relances et poursuites s’arrêtent. Une seule démarche compte : la déclaration de créance.
Deux mois pour déclarer, à compter de la publication du jugement au BODACC.
Code de commerce, art. R. 622-24
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Prévenir
Avant l’échéance : réduire le risque et piloter le poste client.
- N° 01 Assurance-crédit et recouvrement amiable : le guide stratégique L’assurance-crédit vous protège, mais pas de tout. Le guide montre comment l’articuler avec un recouvrement amiable structuré pour réduire la sinistralité.
- N° 02 Balance âgée : la fiche pour piloter vos créances par ancienneté Classez vos créances par ancienneté pour savoir qui relancer, quand et comment. La fiche détaille les colonnes clés et les seuils d’action.
- N° 16 Livre blanc : maîtriser le risque client en BtoB Évaluer un client avant de lui accorder du crédit, suivre son risque dans le temps, choisir entre relance interne et externalisation : le livre blanc RECOLIA.
- N° 20 Poste client : les routines pour être payé à l’heure Les indicateurs, les outils et les réflexes quotidiens qui réduisent les retards de paiement avant même la première relance.
- N° 23 Simulateur DSO Excel : calculez votre délai moyen de paiement Un tableur prêt à remplir pour calculer votre DSO mois par mois, repérer les dérives et suivre l’évolution de votre poste client.
- N° 24 Tableau de bord des créances : la fiche pour piloter vos encaissements Ce qui est dû, depuis quand, par qui : la fiche explique comment bâtir un tableau de bord des créances simple, à jour et tourné vers l’action.
Relancer
De J+7 à J+45 : rappeler sans abîmer la relation.
- N° 04 Client qui ne paie pas : les sept bons réflexes Un retard de paiement se règle souvent sans conflit, si l’on agit vite et dans le bon ordre. La fiche donne les sept étapes à suivre.
- N° 18 Modèle de relance amiable par e-mail (J+7 à J+15) Le premier rappel d’une facture impayée : courtois, clair, prêt à copier. En accès libre, avec sa version Word et une variante courrier.
- N° 19 Modèle de relance ferme avant mise en demeure (J+30 à J+45) Rappeler l’échéance dépassée, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 €, sans encore menacer. Le modèle Word est prêt à adapter.
- N° 22 Relances clients : traiter les causes internes des impayés Un impayé révèle souvent une faille interne : facture tardive, litige oublié, validation bloquée. La fiche aide à la corriger et à structurer vos relances.
Mettre en demeure
À J+60 : la dernière demande amiable.
- N° 15 Le guide complet du recouvrement de créances, de l’amiable au judiciaire Relances, prescription, injonction de payer, affacturage : 35 pages pour comprendre tout le parcours d’un impayé, avec modèles et fiches pratiques.
- N° 17 Modèle de mise en demeure pour facture impayée (J+60) La dernière demande amiable avant une procédure. Le modèle Word reprend les mentions qui rendent la mise en demeure utile devant le juge.
Procédures et après
Justice, procédure collective, TVA : limiter la perte.
- N° 05 Coût d’une procédure judiciaire de recouvrement : le guide chiffré Frais fixes, frais proportionnels, risques en cas d’échec : le guide chiffre, acte par acte, ce que coûte réellement une procédure de recouvrement.
- N° 21 Récupérer la TVA d’une créance irrécouvrable : la check-list Votre client ne paiera pas, mais vous avez reversé la TVA. La check-list détaille les conditions, les justificatifs et les écritures pour la récupérer.
Dossiers sectoriels
Chaque métier a ses règles, ses délais et ses pièges.
Choisissez votre secteur :
- BTP Acomptes, retenue de garantie, situations de travaux, sous-traitance Lire le guide →
- Énergie Trêve hivernale, clients fragiles, chèque énergie, volumes Lire le guide →
- Enseignement privé Frais de scolarité, cantine, voyages Lire le guide →
- Funéraire Devis, acompte, relance des familles, succession, prescription Lire le guide →
- Mutuelles et assurances Cotisations impayées, rejets, litiges Lire le guide →
- Négoce et grossistes Marges serrées, délais longs, clients stratégiques en retard Lire le guide →
- Salles de sport Prélèvements rejetés, cartes expirées, abandons non signalés Lire le guide →
- Santé et cliniques Quatre documents opérationnels pour sécuriser la facturation de votre établissement Lire le guide →
- Transport Prescription d’un an, action directe de la loi Gayssot, relances Lire le guide →
- Votre secteur n’y est pas ? Nos conseillers connaissent ses règles et ses délais. Parler à un conseiller →
Instruments
Calculer un délai, chiffrer un risque, vérifier vos pratiques : un résultat immédiat.
- Générateur de mise en demeure Votre lettre prête à signer, en PDF et en Word : pénalités calculées, client vérifié au BODACC. Préparer ma lettre →
- Préparateur d’injonction de payer La mise en demeure est restée sans effet : le tribunal compétent, la requête, le décompte et le bordereau des pièces. Préparer ma requête →
- Pénalités de retard Le montant des pénalités et de l’indemnité de 40 € à réclamer pour une facture payée en retard. Calculer →
- Prescription d’une facture Jusqu’à quand pouvez-vous agir en paiement ? Le délai selon votre client, et ce qui l’interrompt. Calculer →
- Date limite de déclaration de créance Votre client est en procédure collective : la date à ne pas dépasser pour déclarer, à partir de la publication au BODACC. Calculer →
- Calculette risque client Évaluer le risque d’impayé d’un client avant de lui faire crédit. Évaluer →
- Diagnostic en 12 points Douze points de contrôle pour évaluer la gestion de votre poste client. Faire le diagnostic →
- Simulateur DSO Excel : calculez votre délai moyen de paiement Un tableur prêt à remplir pour calculer votre DSO mois par mois, repérer les dérives et suivre l’évolution de votre poste client. Recevoir l’outil →
Avant de nous confier un dossier, essayez vous-même. Si ça ne suffit pas, nous prenons le relais.