Entreprises · Dépôt en ligne

Confier une facture impayée en ligne : dépôt, analyse et convention signée en cinq minutes

Vous déposez votre facture impayée, elle est lue automatiquement, votre entreprise et celle de votre débiteur sont vérifiées au registre du commerce, et votre convention s’affiche avec son taux déjà calculé. Vous signez, ou vous refermez l’onglet. Tant que rien n’est encaissé, vous ne payez rien.

Ce parcours a été construit pour les artisans, les TPE, les professions libérales et les PME qui ont une ou plusieurs factures en souffrance et qui n’ont ni le temps ni l’envie d’un rendez-vous commercial avant de savoir ce qu’ils peuvent récupérer. Il est ouvert vingt-quatre heures sur vingt-quatre, il fonctionne aussi bien avec une facture qu’avec un lot de factures visant plusieurs débiteurs, et il vous montre le taux applicable avant de vous demander quoi que ce soit.

Déposer ma facture impayée

Confier une facture impayée, concrètement, c’est quoi

Confier une facture impayée, c’est donner mandat à un professionnel de réclamer la somme à votre place, en votre nom et pour votre compte. Vous restez propriétaire de la créance du premier au dernier jour. Il ne s’agit ni d’un rachat, ni d’une cession, ni d’une avance de trésorerie : personne ne vous achète votre facture avec une décote, et vous ne renoncez à rien.

Ce mandat prend la forme d’une convention de partenariat. Elle fixe ce que nous faisons, ce que vous nous devez si nous récupérons l’argent, et ce que vous ne nous devez pas si nous échouons. Les sommes récupérées transitent par un compte bancaire spécialement affecté, distinct de la trésorerie du cabinet, puis vous sont reversées chaque mois, commission déduite.

Avant de nous confier quoi que ce soit, essayez vous-même

Une part importante des factures qui arrivent chez nous auraient été payées sur une relance écrite correctement formulée, envoyée au bon interlocuteur, avec le rappel des pénalités légales. C’est contre-intuitif de l’écrire sur une page qui vous propose de nous confier un dossier, mais c’est vrai, et cela vous coûtera moins cher. Notre modèle de relance amiable par e-mail est en accès libre, sans formulaire.

Si la relance a déjà été faite, si elle est restée sans réponse, ou si votre client vous promet un virement depuis trois semaines, alors le temps joue contre vous et la suite de cette page vous concerne. Passé un certain retard, la probabilité d’encaissement chute, et le coût de l’inaction dépasse largement une commission.

Le parcours en ligne, étape par étape

Cinq écrans, aucun rendez-vous, aucun appel préalable. Vous pouvez vous arrêter à n’importe quel moment : rien n’est créé tant que vous n’avez pas signé.

Une fois la convention signée, le dossier est ouvert immédiatement. Sous vingt-quatre à quarante-huit heures ouvrées, un gestionnaire reprend les pièces et vérifie leur cohérence. La première relance part ensuite, avec réclamation des intérêts de retard et de l’indemnité forfaitaire de 40 € prévue par l’article L.441-10 du code de commerce. Chaque encaissement vous est reversé mensuellement, commission déduite, avec son relevé.

Le taux, affiché avant la signature

Notre grille est publique et elle est appliquée telle quelle par le parcours, sans négociation et sans surprise. Elle repose sur deux éléments : le montant total hors taxes que vous confiez, qui détermine un taux de référence dégressif, et l’ancienneté de votre créance la plus ancienne, qui peut majorer ce taux de quelques points.

Le taux de référence, selon le montant confié

La majoration d’ancienneté

Une facture de six mois et une facture de trois ans ne demandent pas le même travail. Sur la première, une relance suffit souvent. Sur la seconde, il faut retrouver le débiteur, reconstituer les pièces, parfois rouvrir un litige que tout le monde a oublié, et le risque d’insolvabilité a eu le temps de s’installer. L’article 7 bis de nos conditions générales en tire les conséquences, et le parcours l’applique automatiquement à partir de l’échéance de votre créance la plus ancienne.

Le taux le plus élevé que ce parcours puisse afficher est donc de 30 %, pour un petit dossier de plus de deux ans. Le plus bas est de 15 %. Dans tous les cas, le calcul est écrit noir sur blanc à l’écran et repris dans la convention : vous lisez le taux de référence, la majoration retenue, le nombre de mois qui la justifie et l’article qui la fonde.

Les contrôles, et les blocages assumés

Un parcours automatisé qui accepterait tout serait un piège. Celui-ci refuse des dossiers, y compris quand cela nous prive d’un client, et il le dit à l’écran avec son motif.

Votre entreprise doit être en activité

L’entreprise que vous désignez comme signataire est contrôlée au registre national des entreprises, puis auprès du Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales. Si elle est radiée, cessée, ou en liquidation judiciaire, le parcours s’arrête : le dossier ne peut pas être créé et la convention ne peut pas être signée. Une société en liquidation n’a plus le pouvoir d’engager seule un mandat de ce type, c’est au liquidateur de le faire. Vous pouvez vérifier vous-même la situation d’une société sur Infogreffe.

Votre débiteur aussi est contrôlé

S’il fait l’objet d’une procédure collective, le recouvrement amiable est suspendu par l’effet de la loi et aucune relance ne serait légale. Le parcours vous le signale au lieu de vous vendre une prestation impossible, et vous oriente vers la seule action utile : la déclaration de créance auprès du mandataire judiciaire, dans le délai de deux mois qui court à compter de la publication du jugement. Ce délai est court, et son dépassement se paie comptant.

Vos données, et ce qu’elles deviennent

Les factures déposées par un visiteur qui ne va pas jusqu’à la signature sont supprimées automatiquement au bout de trente jours. Rien n’est revendu, rien n’est réutilisé à des fins commerciales. Le traitement des données personnelles est encadré par notre accord de traitement des données personnelles, conforme à l’article 28 du RGPD.

Ce que ce parcours ne prend pas

Le dépôt en ligne couvre le cas le plus fréquent : une créance certaine, exigible et non contestée, contre une entreprise ou un particulier identifiable, pour un montant compris entre 1 000 € et 50 000 € hors taxes. En dehors de ces bornes, il vaut mieux un échange humain qu’un formulaire.

• En dessous de 1 000 € hors taxes. Le rapport entre le coût du traitement et l’enjeu ne tient pas. Une relance bien faite reste votre meilleure option.
• Au-delà de 50 000 € hors taxes. Le dossier mérite une étude et des conditions négociées : il sort du barème standard.
• Facture non encore échue. Tant que la date de paiement n’est pas dépassée, il n’y a pas d’impayé au sens juridique.
• Créance prescrite. Cinq ans entre professionnels au titre de l’article 2224 du code civil, deux ans pour une créance sur un consommateur. Au-delà, l’action est éteinte et le parcours le détecte.
• Facture contestée. Si votre client conteste la prestation ou la livraison, il ne s’agit plus d’un impayé mais d’un litige, qui se traite autrement.

Dans tous ces cas, écrivez-nous ou appelez le 03 68 38 80 00 : l’un des trois modes d’intervention du groupe correspondra à votre situation. Vous pouvez aussi consulter le détail de notre offre destinée aux entreprises ou, si la voie judiciaire se profile, notre analyse du coût réel d’une procédure judiciaire de recouvrement.

Questions fréquentes

Combien de temps prend le dépôt en ligne ?

Comptez trois à cinq minutes si vos factures sont déjà sous forme de fichiers. La lecture automatique d’une facture prend quelques secondes, la vérification des entreprises également. L’essentiel de votre temps passe à relire ce qui a été extrait et à confirmer votre SIRET dans la liste proposée.

Combien ça coûte si je ne récupère rien ?

Rien. La commission porte exclusivement sur les sommes effectivement encaissées. Il n’y a ni frais de dossier, ni frais de mise en place, ni abonnement sur ce canal. La seule somme qui peut vous être réclamée en dehors d’un encaissement est l’indemnité de retrait prévue à l’article 11.3 des conditions générales, si vous retirez un dossier en cours de traitement.

Puis-je déposer plusieurs factures impayées en même temps ?

Oui, et c’est même recommandé : le taux étant dégressif, un lot de factures est mécaniquement moins cher que les mêmes factures déposées une par une. Les factures visant un même débiteur sont regroupées automatiquement en un seul dossier, et plusieurs débiteurs différents peuvent être traités dans un même dépôt.

Pourquoi me demander mon RIB ?

Uniquement pour vous reverser les sommes récupérées. Il n’autorise aucun prélèvement et ne donne accès à rien. Les fonds encaissés transitent d’abord par un compte bancaire spécialement affecté, distinct de la trésorerie du cabinet, comme l’impose la réglementation du recouvrement amiable. Sans RIB, les relances démarrent quand même, mais nous ne pouvons rien vous reverser.

Mon client va-t-il savoir que je suis passé par un tiers ?

Oui. Le mandat s’exerce en votre nom et il est annoncé comme tel dès la première relance : la transparence est une obligation déontologique, et c’est aussi ce qui fait l’effet de la démarche. En revanche, le ton n’est pas celui que l’on imagine : l’objectif est l’encaissement, pas la rupture d’une relation commerciale que vous souhaitez peut-être conserver. Nos engagements déontologiques encadrent la manière dont votre débiteur est contacté.

Puis-je réclamer les intérêts de retard et les 40 € ?

Entre professionnels, oui, et ils sont réclamés systématiquement. Les intérêts de retard courent de plein droit depuis l’échéance, au taux de la Banque centrale européenne majoré de dix points sauf clause contraire de vos propres conditions de vente. L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due par facture impayée, en application de l’article L.441-10 du code de commerce. Le parcours vous en affiche l’estimation avant signature.

Que se passe-t-il si mon débiteur est en liquidation ?

Le parcours le détecte et vous l’annonce au lieu de vous faire signer. Une procédure collective suspend les poursuites individuelles : toute relance amiable serait illégale. La seule action utile est la déclaration de créance auprès du mandataire judiciaire, dans les deux mois de la publication du jugement. Nous pouvons vous accompagner sur cette déclaration, mais elle ne relève pas du dépôt en ligne. Les démarches sont décrites sur service-public.fr.

À qui je confie ma facture, exactement ?

À RECOLIA Recouvrement, entreprise de la Somme créée en 1984, soit quarante et un ans d’exercice, société à mission depuis 2024, certifiée ISO 9001 et ISO 26000, membre de la FENCA. Le siège est à Lamotte-Warfusée, avec des implantations à Amiens, Lille, Rouen et Villepinte. La santé financière d’une entreprise se vérifie, et la nôtre aussi : les données de la Banque de France et d’Infogreffe sont publiques.

À lire aussi