Article 1Préambule et engagement

RECOLIA Recouvrement attache une importance fondamentale à la protection de la vie privée des personnes concernées par ses traitements. La Charte qui suit témoigne de cet engagement et précise, pour chaque catégorie de personnes concernées, les finalités, bases légales, données traitées, durées de conservation, destinataires et droits applicables.

Notre démarche s’inscrit dans le cadre de notre statut de société à mission, qui place la protection des personnes et l’éthique de nos pratiques au cœur de notre activité. Notre engagement se traduit notamment par :

• une politique de minimisation des données collectées (seules les données strictement nécessaires aux finalités annoncées sont traitées) ;
• un hébergement souverain en France (OVHcloud) garantissant l’absence de transfert hors Union européenne ;
• un traitement intégralement en interne, sans recours à des sous-traitants ultérieurs ;
• la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles renforcées de sécurité des données ;
• une politique de transparence et d’accessibilité dans l’exercice des droits.

Article 2Définitions

Les termes commençant par une majuscule ont la signification qui leur est attribuée par le RGPD. Pour faciliter la lecture, les principales définitions sont rappelées ci-après :

Données à caractère personnel

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (nom, adresse, IP, etc.).

Traitement

Toute opération effectuée sur des Données, qu’elle soit automatisée ou non (collecte, enregistrement, conservation, consultation, communication, suppression, etc.).

Responsable de traitement

La personne qui détermine les finalités et les moyens du Traitement. En l’espèce, RECOLIA Recouvrement.

Personne concernée

La personne physique dont les Données sont traitées.

Base légale

Le fondement juridique qui autorise le Traitement (consentement, exécution d’un contrat, obligation légale, intérêt légitime, etc.).

CNIL

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, autorité de contrôle française en matière de protection des données.

Article 3Responsable de traitement

Le responsable de traitement des données décrites dans la présente Charte est :

RECOLIA agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements décrits aux articles 4 à 7 ci-après. Pour les traitements réalisés en sa qualité de sous-traitant (notamment le recouvrement de créances pour le compte de Mandants), il convient de se reporter à l’Accord de traitement des données (DPA).

Article 4Visiteurs du site recolia.fr

4.1 Finalités du traitement

Lorsque vous visitez le site recolia.fr, RECOLIA traite vos Données pour les finalités suivantes :

• permettre la navigation et le fonctionnement technique du site ;
• établir des statistiques de fréquentation et d’usage anonymisées ou pseudonymisées ;
• améliorer le contenu et l’expérience utilisateur ;
• assurer la sécurité du site (prévention des attaques, fraude, abus) ;
• répondre à vos demandes formulées via les formulaires de contact.

4.2 Données collectées

4.3 Bases légales

• Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : pour le fonctionnement technique, la sécurité et les statistiques anonymisées ;
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) : pour les cookies de mesure d’audience non exemptés et tout traitement à finalité marketing ;
• Mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD) : pour le traitement des demandes formulées via les formulaires de contact.

4.4 Durées de conservation

• Logs de connexion et sécurité : 12 mois (art. L. 34-1 CPCE) ;
• Données de formulaire sans suite : 3 ans à compter du dernier contact ;
• Cookies : durées variables, voir Article 8.

4.5 Caractère obligatoire ou facultatif

Les données techniques (IP, logs) sont collectées automatiquement et nécessairement pour permettre la navigation. Les données saisies dans les formulaires sont strictement facultatives : leur fourniture conditionne uniquement le traitement de votre demande.

Article 5Prospects commerciaux

5.1 Finalités du traitement

Si vous êtes un prospect (chef d’entreprise, dirigeant, responsable financier, contact commercial d’une organisation susceptible de devenir Mandant), RECOLIA traite vos Données pour :

• répondre à vos demandes d’information, devis ou simulation ;
• vous adresser des communications commerciales ciblées sur nos services ;
• organiser des rendez-vous commerciaux, démonstrations ou visites ;
• établir un dossier commercial et gérer le suivi de la relation prospect ;
• établir des statistiques commerciales internes et anonymisées.

5.2 Données collectées

• identité (nom, prénom, fonction) ;
• coordonnées professionnelles (raison sociale, adresse, téléphone, email) ;
• secteur d’activité, taille de l’organisation, volumes de créances ;
• échanges avec RECOLIA (compte rendu d’appels, emails, propositions commerciales) ;
• statut du prospect (qualifié, en cours, perdu, gagné).

5.3 Bases légales

• Mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD) lorsque vous nous sollicitez ;
• Intérêt légitime de RECOLIA à prospecter dans un cadre B2B (art. 6.1.f RGPD), conformément aux recommandations de la CNIL relatives à la prospection B2B ;
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) lorsque la prospection s’adresse à un particulier (numéro de portable ou email personnel) ou pour l’envoi de newsletters.

5.4 Durées de conservation

• Prospect actif (relation en cours) : pendant toute la durée de la relation, mise à jour régulière ;
• Prospect inactif : 3 ans à compter du dernier contact conformément aux recommandations de la CNIL ;
• Données issues d’une signature : voir le DPA pour la phase contractuelle.

5.5 Droit d’opposition

Vous pouvez à tout moment vous opposer à toute prospection commerciale par simple demande adressée à dpo@recolia.fr ou en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chaque communication.

Article 6Débiteurs et tiers au dossier

6.1 Origine des données

Vos Données ont été transmises à RECOLIA par le créancier auprès duquel vous êtes redevable d’une somme d’argent, dans le cadre d’un mandat de recouvrement confié à RECOLIA. Ce créancier (le « Mandant ») est responsable de traitement de ces Données ; RECOLIA agit pour son compte en qualité de sous-traitant.

Le cas échéant, RECOLIA peut également obtenir des données complémentaires (adresse à jour, état civil, solvabilité présumée) à partir de sources publiques autorisées (registres officiels, annuaires publics, bases professionnelles légalement consultables) dans le cadre du module RECHERCHE+ activé par le Mandant.

6.2 Finalités

Vos Données sont traitées exclusivement aux fins :

• du recouvrement amiable de la créance (relances, négociation, échéanciers) ;
• de l’encaissement de votre règlement sur compte séquestre dédié ;
• le cas échéant, du recouvrement judiciaire, sur instruction du créancier ;
• de la gestion administrative du dossier (traçabilité des actions, historique).

6.3 Catégories de données

Les Données traitées sont strictement limitées à ce qui est nécessaire au recouvrement : identification, coordonnées de contact (postale, téléphonique, électronique), informations relatives à la créance (montant, nature, ancienneté, justificatifs), historique des paiements et des échanges.

6.4 Bases légales

• Intérêt légitime du créancier à obtenir le règlement d’une créance non contestée (art. 6.1.f RGPD) ;
• Exécution d’un contrat entre vous et le créancier ayant donné naissance à la créance (art. 6.1.b RGPD) ;
• Obligation légale dans le cadre des procédures judiciaires éventuellement engagées (art. 6.1.c RGPD).

6.5 Durées de conservation

Les Données sont conservées pendant la durée d’exécution du dossier, puis pendant 3 ans après la clôture du dossier en archivage intermédiaire à accès restreint, sauf obligations légales spécifiques (notamment 10 ans pour les pièces comptables, 5 ans LCB-FT, durée du titre exécutoire pour les dossiers judiciaires).

6.6 Vos droits — modalités d’exercice

En qualité de sous-traitant, RECOLIA transmet toute demande d’exercice de vos droits au créancier responsable de traitement. Vous pouvez également exercer vos droits :

• directement auprès du créancier ayant mandaté RECOLIA (ses coordonnées figurent sur les courriers de relance) ;
• ou auprès de RECOLIA à dpo@recolia.fr qui transmettra au créancier dans les meilleurs délais.

6.7 Cas particulier : Recouv’Pay

Lorsque vous effectuez un paiement via Recouv’Pay, vos données de paiement (numéro de carte bancaire, date d’expiration, cryptogramme) sont traitées par Payzen, solution de paiement éditée par Lyra Network (société française, siège social à Labège, France), prestataire de services de paiement agréé par l’ACPR et certifié PCI-DSS niveau 1.

Ces données bancaires ne sont à aucun moment stockées par RECOLIA : elles transitent directement vers Payzen via une connexion chiffrée. Seules les informations relatives à la transaction (montant, date, référence du paiement, statut) sont enregistrées dans votre dossier chez RECOLIA pour assurer le suivi du règlement.

Pour plus d’informations sur le traitement de vos données par Payzen, vous pouvez consulter sa politique de confidentialité sur payzen.eu.

Article 7Candidats à un emploi

7.1 Finalités

• traitement de votre candidature (étude du CV, prise de contact, entretiens) ;
• gestion administrative du processus de recrutement ;
• constitution d’un vivier de candidatures (sous réserve de votre accord exprès).

7.2 Données collectées

Identité, coordonnées, parcours académique et professionnel (CV, lettre de motivation), prétentions salariales, comptes rendus d’entretien, références professionnelles (avec votre accord), résultats des éventuels tests métier (non discriminatoires).

7.3 Bases légales

• Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6.1.b RGPD) ;
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) pour la conservation en vivier au-delà du processus.

7.4 Durées de conservation

• Candidature non retenue : 2 ans à compter du dernier contact, sauf opposition de votre part ;
• Candidature retenue : intégration dans le dossier salarié, durées spécifiques à la relation de travail (couvertes par une information distincte fournie à l’embauche).

7.5 Aucune décision automatisée

RECOLIA ne pratique pas de tri automatisé des candidatures. Toute décision d’embauche ou de rejet est prise par une personne physique au sein de RECOLIA, après examen individuel du dossier.

Article 8Cookies et traceurs

8.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lors de la consultation d’un site internet. Il permet au site de mémoriser certaines informations relatives à votre visite (préférences, identifiant de session, statistiques d’usage).

Le site recolia.fr utilise différentes catégories de cookies, certaines indispensables au fonctionnement du site, d’autres optionnelles et soumises à votre consentement préalable conformément à l’article 82 de la loi Informatique et Libertés et aux recommandations de la CNIL.

8.2 Cookies utilisés sur recolia.fr

8.3 Outil de mesure d’audience utilisé

Pour mesurer l’audience et l’usage du site recolia.fr, RECOLIA utilise Google Analytics, service fourni par Google LLC (États-Unis) et Google Ireland Limited (Irlande). Cet outil est activé uniquement après recueil de votre consentement via le bandeau cookies, conformément à l’article 82 de la loi Informatique et Libertés.

RECOLIA met en œuvre les mesures suivantes pour renforcer la protection de vos Données :

• anonymisation des adresses IP avant tout traitement et stockage ;
• désactivation du partage des Données avec d’autres services Google ;
• désactivation des fonctionnalités publicitaires et de remarketing ;
• durée de conservation limitée à 14 mois dans Google Analytics ;
• collecte d’un consentement préalable avant tout dépôt de cookie Google.

8.4 Gestion de votre consentement

Lors de votre première visite, un bandeau d’information vous permet d’accepter, de refuser ou de paramétrer individuellement les cookies optionnels. Vous pouvez à tout moment modifier vos choix en cliquant sur le lien « Gestion des cookies » présent dans le pied de page du site.

Le refus des cookies optionnels n’affecte pas votre navigation sur le site. Seuls les cookies strictement nécessaires resteront actifs.

8.5 Configuration de votre navigateur

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour gérer les cookies (acceptation, refus, suppression). Chaque navigateur propose des paramètres spécifiques accessibles dans son menu d’options ou de préférences.

Article 9Destinataires des données

Les Données traitées par RECOLIA sont destinées aux personnes habilitées en interne au sein de RECOLIA, dans la limite de leurs attributions respectives :

• les services opérationnels (gestionnaires de dossiers, juristes) pour le traitement des dossiers ;
• le service commercial pour le suivi des prospects et des clients ;
• le service comptabilité pour la facturation et les reversements ;
• le service ressources humaines pour la gestion des candidatures ;
• la direction et la fonction protection des données dans le cadre de leur mission de gouvernance.

Les Données peuvent également être communiquées, dans le cadre strict des finalités annoncées et sous réserve d’une base légale appropriée, à :

• les Mandants (créanciers) lorsque les Données concernent un débiteur de leur ressort ;
• les partenaires juridiques intervenant en Phase judiciaire (commissaires de justice, avocats), agissant en qualité de responsables de traitement autonomes ;
• Payzen / Lyra Network (France) pour le traitement des paiements en ligne via Recouv’Pay, en qualité de responsable de traitement autonome (voir article 6.7) ;
• Google LLC / Google Ireland Limited pour la mesure d’audience du site, après recueil de votre consentement (voir article 8.3) ;
• les autorités publiques légitimement habilitées à recevoir communication des Données (autorité judiciaire, services fiscaux, autorités de contrôle), sur demande motivée ;
• les auditeurs et conseils tenus à une obligation de secret professionnel (commissaire aux comptes, avocat-conseil), dans la stricte mesure nécessaire à leur mission.

Aucune Donnée n’est vendue, louée ou échangée à des tiers à des fins commerciales.

Article 10Localisation et hébergement

L’ensemble des Données traitées par RECOLIA dans le cadre de ses missions de recouvrement, de gestion commerciale, de comptabilité et de ressources humaines est hébergé exclusivement sur le territoire français, dans les centres de données d’OVHcloud, hébergeur français certifié ISO 27001 et conforme aux exigences de souveraineté.

Pour ces traitements cœur de métier, RECOLIA s’engage à ne procéder à aucun transfert de Données vers un pays tiers à l’Union européenne ou vers une organisation internationale.

10.1 Exception : mesure d’audience du site

Par exception, le service de mesure d’audience du site (Google Analytics) implique un transfert limité de Données techniques et de navigation vers Google LLC aux États-Unis. Ce transfert :

• n’a lieu qu’après recueil de votre consentement via le bandeau cookies ;
• concerne uniquement des Données pseudonymisées de navigation (IP anonymisée, parcours sur le site) ;
• s’effectue dans le cadre du Data Privacy Framework, reconnu par la Commission européenne par décision d’adéquation du 10 juillet 2023 ;
• peut être refusé sans incidence sur votre navigation.

RECOLIA évalue régulièrement les alternatives souveraines (notamment hébergées en France ou en UE) pour cette finalité.

Article 11Sécurité des données

Conformément à l’article 32 du RGPD, RECOLIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des Données traitées :

• chiffrement des données en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256) ;
• authentification forte à deux facteurs pour les accès internes ;
• cloisonnement des bases de données et habilitations restreintes ;
• sauvegardes chiffrées et redondantes ;
• journalisation des accès et opérations sensibles ;
• pare-feu, anti-intrusion et surveillance continue ;
• formation et sensibilisation régulières du personnel à la protection des données ;
• procédures documentées de gestion des incidents et violations de données.

Ces mesures évoluent selon l’état de l’art et les risques identifiés. Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre DPA (article 10) qui décrit nos mesures de sécurité de manière exhaustive.

Article 12Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos Données :

12.1 Limites à l’exercice des droits

Certains droits peuvent être limités lorsque la conservation des Données est nécessaire au respect d’une obligation légale (notamment comptable, fiscale, LCB-FT) ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. RECOLIA vous informera des motifs d’une éventuelle limitation.

12.2 Cas particulier des débiteurs

Pour les Données traitées en qualité de sous-traitant pour le compte d’un créancier (article 6 de la présente Charte), l’exercice des droits s’effectue prioritairement auprès du créancier responsable de traitement. RECOLIA transmet sans délai toute demande adressée directement à elle.

Article 13Exercer vos droits

13.1 Modalités

Votre demande doit comporter :

• vos nom, prénom et coordonnées de contact ;
• la nature précise de votre demande (accès, rectification, effacement, etc.) ;
• tout élément utile permettant à RECOLIA de vous identifier et de retrouver vos Données ;
• le cas échéant, une justification de votre demande (notamment pour les droits subordonnés à un motif légitime).

13.2 Délais de réponse

RECOLIA s’engage à répondre à votre demande dans un délai d’un (1) mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prorogé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou de demandes nombreuses, sous réserve de vous en informer dans le délai initial.

13.3 Gratuité

L’exercice de vos droits est gratuit. Toutefois, RECOLIA se réserve le droit de facturer des frais raisonnables ou de refuser de répondre en cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif.

Article 14Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos Données n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Nous vous encourageons toutefois à nous contacter préalablement à dpo@recolia.fr pour rechercher une solution amiable.

Article 15Modification de la Charte

La présente Charte peut être modifiée à tout moment par RECOLIA, notamment pour tenir compte de l’évolution de la réglementation, des recommandations de la CNIL ou du Comité européen de la protection des données (CEPD), ou pour préciser certains traitements.

La date de la dernière mise à jour figure en tête de la présente Charte. Les modifications substantielles font l’objet d’une information particulière sur le site recolia.fr.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette Charte pour prendre connaissance des éventuelles évolutions.