• Prestation intangible :

Vous vendez souvent du conseil, de l’expertise ou du temps, difficile à quantifier aux yeux du client.

• Proximité humaine :

L’aspect relationnel est fort ; vos clients vous font confiance pour répondre à leurs besoins. Un conflit financier peut donc se vivre comme un “coup de poignard” dans une relation qui semblait harmonieuse.

• Retards de paiement accumulés :

Lorsque plusieurs clients tardent ou oublient de régler, votre trésorerie se fragilise vite, freinant d’éventuels investissements (matériel, recrutement, marketing…).

• Bouche-à-oreille :

Dans le secteur des services, la recommandation est essentielle. Si la relation se détériore à cause d’un recouvrement perçu comme trop “agressif”, la réputation peut en pâtir.

• Devis détaillé :

Mentionnez non seulement le prix, mais aussi le délai de paiement (ex. : paiement sous 30 jours fin de mois).

• Pénalités de retard :

Prévoyez un taux ou un montant forfaitaire pour inciter le client à respecter l’échéance.

• Éventuels acomptes :

Dans certains services, demander un acompte (ex. 30%) rassure et limite les risques d’impayé total.

• Communication orale :

Soulignez à votre client, dès l’accord, l’importance de respecter les délais.

• Confirmation par écrit :

Courriel de synthèse rappelant le planning de la prestation et les conditions de règlement.

• Email ou SMS amical avant l’échéance :

“Bonjour, un petit rappel que la facture n° XXX est à régler d’ici 5 jours. N’hésitez pas en cas de question.”

• Ton courtois mais précis :

Insistez sur la date limite, tout en restant positif.

• Écouter les difficultés du client :

Si le client explique un retard temporaire, proposer un échelonnement pour limiter la casse et préserver la collaboration.

• Ne pas juger :

On reste factuel sur la dette, on ne culpabilise pas le client, mais on rappelle le caractère indispensable du règlement.

• Relance à J+5 :

Appel téléphonique plus sérieux si la facture est échue depuis 5 jours.

• Relance à J+15 :

Email/lettre plus ferme, mentionnant les pénalités de retard ou la mise en demeure éventuelle.

• Dernier recours :

Externaliser la procédure (contentieuse ou précontentieuse) si le client reste silencieux.

• Erreur sur la facture ?

Un code-service mal indiqué peut créer une confusion. Vérifier auprès du client s’il y a un malentendu.

• Insatisfaction sur la prestation ?

Si le client conteste la qualité ou la livraison, traiter le litige avant d’exiger le paiement complet. Parfois, un ajustement partiel suffit.

• Négocier un avoir ou une remise :

Si la prestation présente un petit défaut, reconnaître la gêne occasionnée pour pacifier la relation.

• Échelonner le paiement :

Si le client manque de trésorerie, mieux vaut récupérer peu à peu que rien du tout.

• Trop de temps perdu :

Vos équipes passent leurs journées à relancer des factures, délaissant leurs tâches principales (production, prospection…).

• Manque d’expertise :

Cas complexes, dossiers litigieux, procédures précontentieuses… Si vous n’avez pas la formation ou les outils appropriés, le taux de réussite peut baisser.

• Approche humaine :

Nous savons respecter votre image de marque, tout en étant fermes sur les obligations de paiement.

• Adaptation au secteur :

Que vous soyez dans le conseil, le numérique ou la formation, nous adaptons le discours et les modalités de relance à votre univers professionnel.

• Reporting clair :

Vous conservez une vision en temps réel des dossiers en cours, et vous reprenez la main quand vous le jugez nécessaire.

Une agence de communication voit 20% de ses factures retardées. Après avoir mis en place un simple rappel préventif à J-5, le taux de factures échues chute de moitié. Les relations se sont même renforcées car les clients ont apprécié la “note de rappel sympathique”.

Une société de formation externalise auprès de Recolia Recouvrement la gestion des factures supérieures à 2 mois de retard. Résultat : 80% des créances recouvrées sous 6 semaines, libérant l’équipe administrative pour prospecter de nouveaux clients.